Meddelelse om databeskyttelse i forbindelse med ansættelse

Denne meddelelse forklarer, hvilke personlige oplysninger vi opbevarer om dig, som kan identificere dig, hvordan vi indsamler dem, og hvordan vi bruger og eventuelt deler oplysninger om dig i løbet af ansøgningsprocessen. Dette omfatter ikke oplysninger, hvor din identitet er blevet fjernet (anonyme data), men kan omfatte “særlige kategorier” af mere følsomme personoplysninger, som kræver et højere beskyttelsesniveau. Vi er forpligtet til at underrette dig om disse oplysninger i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Vi beder dig læse denne meddelelse (nogle gange kaldet “meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger”) og alle andre tilsvarende meddelelser, som vi måtte give dig fra tid til anden, når vi indsamler eller behandler personlige oplysninger om dig.

Hvem indsamler oplysningerne?

Vaimo er et koncernselskab, det vil sige de selskaber, der er opført i bilag 1 til denne meddelelse (“koncernselskaberne”), der enkeltvis eller sammen omtales som “Vaimo”. I denne meddelelse betyder henvisninger til “vi” eller “os” Vaimo. Vaimo er en “dataansvarlig” og indsamler og bruger visse oplysninger om dig. Disse oplysninger bruges også af vores tilknyttede enheder og koncernselskaber.

Om de oplysninger, vi indsamler og opbevarer

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi kan indsamle følgende oplysninger op til og med rekrutteringsprocessens udvælgelsesfase:

• Dit navn og dine kontaktoplysninger (dvs. adresse, privat- og mobiltelefonnummer, e-mailadresse).
• Oplysninger om dine kvalifikationer, erfaring, ansættelseshistorik (herunder stillingsbetegnelser og arbejdstider) og interesser, som fremgår af dit CV eller anden dokumentation, der er fremlagt under ansættelsesprocessen.
• Resultaterne af de prøver, der er gennemført under ansættelsesprocessen.
• Oplysninger om dine referencer.

Vi kan indsamle følgende oplysninger efter udvælgelsesfasen og før vi træffer en endelig beslutning om at ansætte en person:

• Oplysninger om din tidligere akademiske og/eller ansættelseshistorik, herunder oplysninger om adfærd, klager eller præstationsproblemer, bedømmelser, tids- og fremmødetid, fra referencer, der er indhentet om dig fra tidligere arbejdsgivere og/eller uddannelsesudbydere.
• Oplysninger om dine akademiske og faglige kvalifikationer .
• Oplysninger om din nationalitet og immigrationsstatus fra relaterede dokumenter, f.eks. dit pas eller andre identifikations- og immigrationsoplysninger.

Vi kan også indsamle, opbevare og bruge følgende “særlige kategorier” af mere følsomme oplysninger:

• Din race eller etniske oprindelse eller dit køn.
• Oplysninger om din straffeattest, hvis Vaimo anser det for nødvendigt, men du vil altid blive underrettet på forhånd om sådanne aktiviteter.

Vi skal nemlig have yderligere begrundelse for at indsamle, opbevare og bruge denne type følsomme oplysninger. Hvis det er nødvendigt, vil vi behandle særlige kategorier af oplysninger under følgende omstændigheder:

• Når vi har brug for at opfylde vores juridiske forpligtelser og i overensstemmelse med vores databeskyttelsespolitik.
• Når det er i overensstemmelse med vores databeskyttelsespolitik, er det i væsentlig grad i offentlighedens interesse at gøre det og er nødvendigt for at:
  • overvåge lige muligheder eller
  • forebygge eller afsløre ulovlige handlinger

I overensstemmelse med vores forpligtelser som arbejdsgiver vil vi bruge dine følsomme oplysninger om din race eller nationale eller etniske oprindelse, religiøse, filosofiske eller moralske overbevisninger eller dit seksuelle liv eller din seksuelle orientering til at sikre meningsfuld overvågning og rapportering om lige muligheder.

Vi har ikke brug for dit samtykke, hvis vi bruger særlige kategorier af dine oplysninger i overensstemmelse med vores skriftlige politik for at opfylde vores juridiske forpligtelser eller af en af de andre grunde, der er beskrevet i afsnittet nedenfor: “Hvorfor indsamler vi oplysningerne, og hvordan bruger vi dem?”

Under begrænsede omstændigheder vil vi, hvis det bliver nødvendigt, bede dig om dit skriftlige samtykke til at give os lov til at behandle visse følsomme oplysninger. Hvis vi gør det, giver vi dig alle detaljer om de oplysninger, som vi ønsker at behandle, og årsagen hertil, så du nøje kan overveje, om du ønsker at give dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at du ikke er forpligtet til at acceptere en anmodning om samtykke fra os.

Hvordan indsamler vi oplysningerne?

Vi kan indsamle disse oplysninger fra dig, dine referencer (som du har oplyst os om), din uddannelsesudbyder, det relevante faglige organ og en hvilken som helst offentlig myndighed.

Hvorfor indsamler vi oplysningerne, og hvordan bruger vi dem?

Vi vil kun bruge dine personlige oplysninger, når loven tillader det.

Vi vil typisk indsamle og bruge disse oplysninger til følgende formål (andre formål, der også kan være gældende, er forklaret i vores meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger om medarbejdere):

• at kontrollere din ret til at arbejde og din egnethed til stillingen og, hvis din ansøgning imødekommes, at oprette din personalemappe.
• til opfyldelse af vores juridiske forpligtelser (f.eks. vores forpligtelse til at kontrollere, at du er berettiget til at arbejde i det land, hvor det respektive Vaimo-koncernselskab er registreret).
• til udførelse af en opgave i offentlighedens interesse, f.eks. overvågning af lige muligheder.
• med henblik på vores legitime interesser, men kun hvis disse ikke tilsidesættes af dine interesser, rettigheder eller frihedsrettigheder, f.eks.:
  • at kontakte dig i forbindelse med din ansøgning.
  • analyse og profilering til statistisk analyse og til at hjælpe os med at forstå mere om de personer, der søger job hos os, og til at validere vores retfærdigheden i vores tests.
  • kontakte dine referencer for at indhente referencer.
  • foretage kontrol forud for ansættelse i forbindelse med visse stillinger, selv om vi typisk ikke foretager denne kontrol, medmindre du er blevet tilbudt en stilling.

Vi forsøger at sikre os, at vores indsamling og behandling af oplysninger altid er proportionel. Vi giver dig besked om eventuelle ændringer af de oplysninger, vi indsamler, eller af de formål, som vi indsamler og behandler dem til.

Hvordan kan vi dele oplysningerne?

Vi kan også have brug for at dele nogle af de ovennævnte kategorier af personlige oplysninger med andre parter, f.eks. HR-konsulenter og professionelle rådgivere. Normalt vil oplysningerne blive anonymiseret, men det er ikke altid muligt. Modtageren af oplysningerne vil være bundet af fortrolighedsforpligtelser og skal træffe passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger i overensstemmelse med vores politikker. Vi tillader ikke vores tredjepartstjenesteudbydere at bruge dine oplysninger til deres egne formål og giver dem kun tilladelse til at behandle dine oplysninger til bestemte formål og i overensstemmelse med vores instruktioner. Vi kan også være forpligtet til at dele visse personlige oplysninger med vores tilsynsmyndigheder eller , hvis det er nødvendigt for at overholde loven.

Overførsel af oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS)

Hvis vi har brug for at overføre dine oplysninger, som vi indsamler om dig, uden for EØS for at sikre, at dine oplysninger får et passende beskyttelsesniveau, vil vi kun foretage overførsler: (i) til et land, som Europa-Kommissionen har fundet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller (ii) i henhold til de standardklausuler, der er godkendt af Europa-Kommissionen.

Manglende oplysninger

Hvis du undlader at afgive visse oplysninger, når du bliver bedt om det, kan vi muligvis ikke behandle ansøgningen yderligere eller fortsætte rekrutteringsprocessen, eller vi kan blive forhindret i at overholde vores juridiske forpligtelser.

Hvor kan vi opbevare oplysningerne?

Oplysningerne kan opbevares på vores kontorer og på vores koncernselskabers kontorer og hos tredjepartsagenturer, tjenesteudbydere, repræsentanter og agenter.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer ikke de personlige oplysninger, som vi får om dig under rekrutteringsprocessen, længere end det er nødvendigt til de formål, som de behandles til. Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger afhænger af, om din ansøgning bliver godkendt, og om du bliver ansat hos os, arten af de pågældende oplysninger og de formål, som de behandles til.

Vi opbevarer ikke ansættelsesoplysninger (herunder samtalenotater) længere end rimeligt nødvendigt, idet vi tager hensyn til forældelsesfristerne for potentielle krav som f.eks. forskelsbehandling på grund af race eller køn (som udvidet for at tage hensyn til tidlig forligsprocedure), hvorefter de destrueres. Hvis der er en klar forretningsmæssig grund til at opbevare rekrutteringsoplysninger i længere tid end rekrutteringsperioden, kan vi gøre det, men vi vil først overveje, om oplysningerne kan pseudonymiseres, og i hvor lang tid de skal opbevares.

Hvis din ansøgning imødekommes, opbevarer vi kun de ansættelsesoplysninger, der er nødvendige i forbindelse med din ansættelse. Du kan læse mere i meddelelsen om beskyttelse af personoplysninger om medarbejdere.

Dine rettigheder

Under visse omstændigheder har du ret til at:

• Anmode om adgang til dine oplysninger. Dette giver dig mulighed for at få en kopi af de oplysninger, vi opbevarer om dig, og for at kontrollere, at vi indsamler og bruger dem lovligt.
• Anmode om rettelse af de oplysninger, vi har om dig. Dette giver dig mulighed for at få rettet ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger, vi opbevarer om dig.
• Anmode om sletning af dine oplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at slette eller fjerne nogle, men ikke alle de oplysninger, vi opbevarer og behandler (retten til at blive glemt), hvis der ikke er nogen berettiget grund til, at vi fortsat bruger dem. Du har også ret til at bede os om at slette eller fjerne dine oplysninger, hvis du har udøvet din ret til at gøre indsigelse mod behandling (se nedenfor).
• Gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger. Dette gælder, hvis vi baserer os på en legitim interesse (eller en tredjeparts interesse), og der er noget ved din særlige situation, som gør, at du ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen af denne grund.
• Anmode om begrænsning af indsamling og brug af dine oplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at suspendere brugen af oplysninger om dig, f.eks. hvis du ønsker, at vi skal fastslå deres nøjagtighed eller grunden til at behandle dem.
• Anmode om dataportabilitet af dine oplysninger til en anden part.
• Indgive en klage til tilsynsmyndigheden.
• Tilbagekalde dit samtykke. I tilfælde, hvor du har givet dit samtykke til indsamling, behandling og overførsel af dine personlige oplysninger til et bestemt formål, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke til den pågældende specifikke behandling. Når vi har modtaget meddelelse om, at du har trukket dit samtykke tilbage, vil vi ikke længere behandle dine oplysninger til det eller de formål, du oprindeligt gav dit samtykke til, medmindre vi har et andet legitimt grundlag for at gøre det.

Vi beder dig kontakte vores juridiske afdeling via e-mail [email protected] , hvis du (i overensstemmelse med gældende lovgivning) ønsker at få adgang til, gennemgå, kontrollere, korrigere eller anmode om sletning af dine oplysninger, gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, anmode om, at vi overfører dine oplysninger til en anden part, eller tilbagekalde samtykket, eller hvis du har spørgsmål vedrørende denne meddelelse.

For at imødekomme din anmodning kan vi være nødt til at anmode om specifikke oplysninger fra dig for at hjælpe os med at bekræfte din identitet og sikre din ret til at få adgang til oplysningerne (eller udøve dine andre rettigheder).

Det er gratis at udøve dine rettigheder. Vi har dog ret til efter eget skøn at nægte at opfylde eller opkræve et rimeligt gebyr for opfyldelse af flere lignende på hinanden følgende anmodninger eller anmodninger, der er åbenlyst ubegrundede eller overdrevne. Vi har også ret til at afvise anmodninger af lovbestemte grunde, og i så fald vil vi informere dig om årsagerne hertil.

For at indgive en klage til tilsynsmyndighederne skal du kontakte tilsynsmyndigheden i dit land direkte eller Vaimos ledende myndighed i Sverige (Sw. Datainspektionen, www.datainspektionen.se).

Sådan sikrer vi dine personlige oplysninger

Vi har indført passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre, at personlige oplysninger ved et uheld går tabt eller bruges eller tilgås på en uautoriseret måde. Vi begrænser adgangen til dine personlige oplysninger til dem, der har et reelt forretningsmæssigt behov for at kende dem. De personer, der behandler dine oplysninger, gør det kun på en autoriseret måde og er underlagt tavshedspligt.

Vi har også indført procedurer til håndtering af ethvert formodet brud på datasikkerheden. Vi underretter dig og enhver relevant tilsynsmyndighed om et formodet brud på datasikkerheden, hvis vi er lovmæssigt forpligtet til det.

Sådan informerer du os om ændringer i dine oplysninger

Det er vigtigt, at de oplysninger, vi opbevarer om dig, er korrekte og opdaterede. Du bedes holde os underrettet, hvis der er ændringer i dine personlige oplysninger.

Sådan klager du

Du kan henvende dig til vores juridiske afdeling på [email protected], hvis du har spørgsmål eller er bekymret om vores brug af dine oplysninger. Hvis vi ikke er i stand til at løse din forespørgsel eller bekymring, bedes du kontakte tilsynsmyndigheden i dit bopælsland, arbejdsland, landet, hvor den påståede overtrædelse skulle være fundet sted, eller Vaimos ledende myndighed i Sverige (Sw.Datainspektionen, www.datainspektionen.se) for at få yderligere oplysninger om dine rettigheder og om, hvordan du indgiver en formel klage.

Bilag 1 til meddelelsen om databeskyttelse i forbindelse med ansættelse

Liste over virksomheder i Vaimo-koncernen

VAIMO AB

VAIMO SWEDEN AB

VAIMO GROUP SERVICES AB

VAIMO OÜ

VAIMO UK LIMITED

VAIMO INTERNATIONAL LIMITED

VAIMO SA (PTY) LTD

”VAIMO UKRAINE” LTD.

VAIMO A/S

VAIMO NORGE AS

VAIMO FINLAND OY

VAIMO DMCC

VAIMO ECOMMERCE SERVICES (PTY) LTD

VAIMO BENELUX NV

VAIMO JAPAN INC.

VAIMO PHILIPPINES

VAIMO PIM AB

VAIMO POLAND sp. z o.o

VAIMO FZ LLC

VAIMO BENELUX BV

VAIMO Inc.